Esta es la pantalla de inicio y también principal del sistema. Podemos dividirla en tres bloques que pasaremos a detallar a continuación:
Este primer bloque del sistema, situado en la parte superior, nos informa de la versión del sistema y provee de iconos de opciones generales
Si estás leyendo esto, creo que está de más informar de que hace esta opción.
Mediante esta opción y con el formulario que muestra, podremos enviar un mensaje al soporte técnico con dudas sobre el sistema o también informar de posibles fallos del sistema. Responderemos en el menor tiempo posible.
Esta opción mostrará información de contacto del usuario que ha accedido al sistema y de la empresa a la que está vinculada. Así como información de los días que aún le quedan a la cuenta de la empresa para caducar. Tengamos en cuenta que esta fecha de caducidad puede ampliarse mediante los correspondientes pagos del servicio.
Sin darle muchas vueltas, esta opción cierra la sesión actual.
A continuación describimos el segundo bloque, que comprende las opciones de menú del sistema. Situado en la parte izquierda de la pantalla, tendremos acceso la distintas secciones que lo componen. Ahora detallaremos las secciones y sus menús.
En la Sección de Gestión, encontraremos las opciones necesarias para el día a día. Podremos realizar y consultar reservas, facturar y cobrar. Para usuarios que su único objetivo es el de atender a los clientes, si le damos acceso a esta única Sección, será suficiente para que pueda realizar su trabajo de forma adecuada. El resto de secciones deberían ser accesibles sólo por personal cualificado como de confianza.
Esta pantalla permite visualizar el planing de ocupación en un periodo de fecha indicado por el usuario de forma sencilla, práctica y general.
Esta pantalla permite visualizar el planing de ocupación de garajes en un periodo de fecha indicado por el usuario de forma sencilla, práctica y general.
Esta pantalla muestra el estado de las habitaciones un dia concreto. Desde aquí podremos operar con las reservas ya hechas, realizar nuevas reservas o modificar/ampliar reservas.
Aquí veremos el régimen contratado el día seleccionado por las reservas. Esta consulta sirve para que en el restaurante sepan cuantos comensales tienen y en que régimen.
Mediante esta consulta, que proporcionaremos a las camareras de planta, podrán comprobar cuando entraron, cuando salen y que cambios o revisiones deben hacer en las habitaciones.
Esta opción es sólo para España. Permite consultar y emitir el parte de viajeros para enviarlos a trabés de la web de la Guardia Civil.
En esta sección se agrupan las consutas que pueden ayudar a la Dirección a la toma de decisiones o la revisión del estado de la facturación. Comprende consultas de reservas y sus respectivos estados así como la facturación, cobros e importes pendientes de cobrar. Al permitir consultas con totalizados, comprenden consultas sensibles que deberían ser accesibles sólo a personal de confianza.
En esta pantalla podremos localizar los clientes que ya están en el sistema, crear o modificar. Tengamos en cuenta que cuando se realiza una reserva, también podemos localizar un cliente en nuestra base de datos o crearlo en el caso de que no exista. Esta pantalla no es más que una herramienta de consulta de los clientes que ya están creados.
Aquí podremos revisar todas las reservas realizadas en el sistema por los distintos medios. Podremos discriminar las reservas por distintos parámetros de consulta. Permite ver o modificar la reserva seleccionada. Pero lo importante, es que esta pantalla tiene totalizados los importes de las reservas, por lo que permite hacernos una idea del importe total reservado según los parámetros de filtro definidos.
Aquí podremos revisar todas las facturas realizadas en el sistema. Podremos discriminar las facturas por distintos parámetros de consulta. Permite ver la factura seleccionada. Tengamos en cuenta que NO se puede modificar directamente una factura. Los cambios deberán realizarse en la reserva correspondiente y volver a facturarla. Tranquilo que el sistema respeta los datos de la cabecera de factura, como son el codigo, cliente, fecha, etc. Pero lo importante, es que esta pantalla tiene totalizados los importes de las facturas, por lo que permite hacernos una idea del importe total facturado según los parámetros de filtro definidos.
Esta pantalla muestra todos los cobros que cumplan los filtros definidos de consulta. El punto fuerte de la pantalla es que los importes se totalizan por forma de cobro, pudiendo consultar del total de cobros mostrado, cuanto dinero corresponde a cada forma de cobro.
Junto con la Sección Maestros, esta Sección es tremendamente sensible a mal uso, ya que comprende los parámetros de configuración y asignación de precios, descuentos, impuestos, usuarios, permisos y otros factores que deberían ser accesibles sólo por personal cualificado y de confianza.
Asignación de colores a los estados de las reservas, textos legales, serie de facturación por defecto para el año en curso y otros aspectos importantes de configuración es lo que podremos definir en esta pantalla.
Formulario de gestión de usuarios. Podremos crear, modificar o bloquear usuarios. Aquí se cambian claves o datos de contacto.
En esta pantalla se definen las distintas tarifas con la que podemos trabajar en el sistema, como son: solo alojamiento, alojamiento y desayuno, etc.
Teniendo en cuenta que cuando asignamos precios a las habitaciones, lo hacemos de forma que ese importe que indicamos, comprende el precio de la habitación incluyendo un número mínimo de personas, mediante esta pantalla indicamos el precio para cada persona extra o supletoria que acceda a la misma. Ejmplo: Supongamos que indicamos 60,00€ como precio para una habitación doble para dos personas. Ese precio incluye las dos personas, por lo que mediante esta pantalla podemos indicar que importe se le cobrará a la tercera persona que vaya a la habitación, así como a la cuarta, quinta, etc, siempre y cuando esa habitación permita más de dos personas, claro.
Una vez definidos los garajes en el menu de Maestros, aquí podremos definir el precio que cobraremos por noche de esas plazas. Los garajes los dividimos por tipos de garanes. Tengamos en cuenta que los precios se pueden poner incluso uno distinto para cada día del año.
Una vez creados los usuarios, mediante esta pantalla podremos restringir el acceso de los mismos a ciertos apartados o menús del sistema. Es tan sencillo como hacer doble click sobre el permiso que queramos permitir o denegar.
Entendemos como Captación la vía o forma en la que una reserva ha llegado a nuestro sistema. Ya sea mediante la web, directamente desde la recepción, mediante una llamada de teléfono del propio cliente o por que queramos indicar que viene a través de una campaña de publicidad que haya hecho la empresa para captar clientes.
Si queremos aplicar un descuento a las reservas durante un periodo definido según el número de días que pernocten los clientes, podremos hacerlo desde esta pantalla. Tiene una particularidad muy importante y, es que podemos indicar al sistema que días (Lunes a Dimingos) queremos que se tengan en cuenta para el cálculo de pernoctaciones. Un ejemplo algo excesivo pero que regleja muy bien el caso es el siguiente: Imaginemos que vamos ha hacer un descuento a los clinentes que pernocten entre 5 y 7 días. Eso quiere decir que la reserva debe contener como mínimo 5 noches. Pues si le indicamos a este descuento que sólo tenga encuenta para el cálculo de pernoctaciones los Lunes, entonces solo se hará el descuento cuando el cliente pernocte en esa reserva 5 Lunes. Si queremos que se aplique el descuento cuando el cliente pernocte 5 noches, independientemente del dia, entonces le indicaremos al sistma que tenga en cuenta todos los dias de la semana.
Aquí podremos definir aquellos dias en los que queremos que un cliente deba reservar un mínimo de días para poder reservar ese día concreto, es decir, que podreos indicar que para poder reservar un sábado concreto, el cliente deberá realizar una reserva mínima de 3 días.
En esta sección aparecen las opciones de menú necesarias para la puesta en marcha del sistema. No es la encargada de configurar, sino de crear el entorno necesario para trabajar, ya que comprende los furmularios para crear o modificar habitaciones, garajes, camas, formas de captación de reservas, formas de cobro, tarifas, etc.
Definimos los distintos tipos de clientes por los que se organizarán: clientes finaes, agencia de viajes, etc.
El sistema permite tres tipos de plazas para ocupar una habitación: adultos, niños de 0 a 9 años y niños de 10 a 13 años.
La facturación se organiza por series. Cada año tendrá asignada una serie de facturación distinta, posibilitando esto que cada serie lleve una numeración independiente. Esto facilita las consultas agrupadas por serie de facturación para comparar reservas o facturas de distintos años.
Inicialmente el sistema viene definido con habitaciones de tipo INDIVIDUAL y DOBLE, pero se pueden ampliar a todas las que se necesiten. Esto permite una organización de las habitaciones según su tipo. También facilita la pueta de precios, posibilitando el asignar un mismo precio a todas las habitaciones de un mismo tipo.
Aquí gestionaremos todas las habitaciones. Se indicará las personas mínimas y máximas que permita cada habitación, se asignarán los precios y también podremos llevar un historial de incidencias. Las habitaciones se pueden o no publicar en la web de resevas e incluso bloquearlas para que no se puedan reservar de ninguna forma.
Por defecto, el sistema viene predefinido con las tarifas de: solo alojamiento, alojamento y desayuno, media pensión y pensión completa, pero se podrá ampliar o variar esta lista de tarifas.
Se definen las distinas formas de pago que identificarán cada cobro que se le haga a un cliente: contado, transferencia, etc.
